第 78 卷

14.2 用WorkBuddy整理会议纪要：从录音到待

办清单的完整流程

为什么这一块很重要

"每周的班会、社团例会和小组作业复盘……开完会最折磨人的，绝对不是开会本身，而是回去整理纪要！"这是很多大学生的真实写照。会议纪要看起来简单，做起来却处处是坑：

第一，边听边记容易漏重点。开会时既要理解讨论内容，又要记下谁说了什么、答应了什么，手速跟不上语速，重点指示常常漏记。第二，录音转文字后是"一坨没有结构的文本"。用手机录音或转写工具拿到的是密密麻麻的流水账，

谁负责什么事、下一步谁来做，翻回去找非常费劲。第三，待办不落地。会上说的"下周交策划""周三前联系老师"如果不整理成清晰的待办清单，散会后十有八九被遗忘，造成项目延期、组员扯皮。第四，整理耗时。一小时的会议，

手动整理纪要往往要两三个小时甚至一个下午，时间全部耗在"重新听录音、梳理结构、排版"上。第五，跟进没有闭环。纪要做完了就完了，谁完成了、谁还没做、下次会议要讨论什么遗留问题，缺乏追踪机制。

对大学生来说，会议场景极其高频：社团例会、部门工作会、项目组会、小组作业分工会、班会、社会实践筹备会… …而WorkBuddy正好把"录音转文字"和"结构化提炼"这两步打通：把会议录音或文字稿丢进去，几秒钟就能拿到一份

包含"会议结论、待办事项、遗留问题"的结构化纪要；更进一步，待办可以转成任务、设置提醒，让会议真正产生后续行动，而不是开完就散。有实测分享说，以前整理纪要要磨二三十分钟还怕漏重点，现在几秒钟出结构清晰的纪要

，还能继续追问微调。把会议这件事的"会后环节"交给AI，大学生能把省下的时间用在真正的学习和执行上。

核心概念

会议纪要的三要素

一份合格的纪要至少要包含三块：会议结论（达成了什么共识，通常3-5条要点概括）、待办事项（谁在什么时间前做什么，用表格列出"事项/负责人/截止时间"）、遗留问题（会上没达成一致、需要后续跟进的点）。示例：社团例

会结论"确定义卖活动定于12月5日举行、场地已获批"；待办"张同学12月1日前完成海报初稿"；遗留问题"赞助商未确定，需外联部继续洽谈"。

语音转文字（ASR）

会议录音是原始素材，需要先转成文字。WorkBuddy可以直接处理会议录音/视频等素材，也可以接收手机自带转写功能（或任意语音转文字工具）生成的文字稿。如果录音较长，建议分段转写再合并。核心思路是把"转写"和"提炼"

两步拆开，后者交给AI。

结构化提炼

一大段没有结构的文字稿，通过提示词让AI按固定结构重排：结论用要点、待办用表格、遗留问题单独列出。这一步是纪要质量的关键——结构清晰，会后才能快速检索和跟进。AI返回后可以继续微调，比如"把待办事项单独再列一

遍""改成更口语的写法""专业术语保留英文，其余用中文"。

待办跟进闭环

纪要不只是"记录"，更是"行动起点"。WorkBuddy可以把待办事项转为工作任务，配合个人全局自动化（定时触发、事件触发）设置提醒和跟进：比如会议当天向相关成员推送待办清单，截止日前一天提醒未完成任务的同学。这样

会议产出真正变成可追踪的行动。

整理纪要通常是明确任务，用Craft模式直接执行；如果录音太长、结构复杂拿不准，先用Plan模式让它列出整理思路；想了解"纪要一般怎么写"这类问题用Ask模式即可，省积分。

实操方法

方法一：粘贴文字稿，提炼结构化纪要（最常用）

这是最轻量的方法，不需要安装任何东西，打开WorkBuddy对话窗口即可。把下面这段提示词复制发给WorkBudd y，方括号里换成你自己的内容：

把下面这段会议文字整理成纪要，按三部分输出：

会议结论：用3到5条要点概括达成了什么；

待办事项：用表格列出，包含「事项 / 负责人 / 截止时间」三列；

遗留问题：列出会上没达成一致、需要后续跟进的点。

文字如下：[在这里粘贴你的会议文字稿]

预期输出：一段带标题的纪要，会议结论是编号要点，待办是逐行表格（每行一件事、谁负责、什么时候交），遗留问题单独列出。实际返回以WorkBuddy实时生成为准，你可以继续要求微调。

方法二：直接丢录音/录屏，让WorkBuddy转写整理

如果只有会议录音、线上会议录屏，可以直接作为素材上传，让WorkBuddy转写并整理。有的版本在左侧有【会议纪要】专属功能入口，支持会议录音、会议视频、线上会议录屏、手写草稿、聊天零散记录等素材导入。操作流程：

打开会议纪要入口→上传素材→选择模式→得到转写稿→让AI按三要素提炼纪要→导出待办。建议在会议发言时，把 "谁+做什么+什么时候"这三个信息说清楚，转写后的整理效果会好很多——这个细节能省下几小时的整理时间。

方法三：会后跟进闭环——待办转任务 + 自动化提醒

纪要做完只是第一步，让待办落地才是关键：

• 让AI把纪要中的待办整理成任务清单（可输出Excel或直接生成任务描述）；
• 在WorkBuddy自动化里配置定时任务，例如每周例会结束后自动读取纪要文件、生成"本周待办完成情况"简报；
• 为关键节点设置提醒（如"11月18日9:00提醒：检查海报初稿是否提交"），通过已接入的微信/企微等渠道推送（

助理接入详见15.4）。

进阶用法：让AI根据遗留问题自动拟一份下次会议的议程："再根据这些待办和遗留问题，拟一份下次会议的议程"。

这样每场会议都自然衔接到下一场，形成持续追踪。

方法四：会前、会中、会后全流程（进阶）

把纪要能力扩展到会议全程：

• 会前：让WorkBuddy生成规范会议议程、参会通知、材料清单，明确主题、流程和前置准备事项；
• 会中：录音/转写+标记核心决议+自动提取待办；
• 会后：纪要归档到知识库（可存入ima知识库或腾讯文档，见15.1/15.2）、待办转任务、自动提醒、生成复盘。

这套"会前议程、会中记录、会后跟进"的组合，对需要长期运营的社团和项目组特别实用。

以校青协一次"义卖活动筹备例会"为例，看完整的闭环怎么跑：

会前（10分钟）：部长说"明天晚上开例会，商量义卖的事"。你用WorkBuddy生成议程："我是校青协宣传部干事，明天例会要讨论校园义卖活动的分工和宣传方案，请生成一份会议议程，包含：①上周招新工作总结；②义卖活动方

案讨论；③分工安排；④下次会议时间。每项标注预计用时和需要提前准备的材料。"生成的议程发到群里，让大家带着想法来开会。

会中（1小时）：全程录音，会上讨论得很发散——从义卖品类聊到赞助商、从摊位位置聊到天气预案。散会前部长总结了几条决定，你都记在心里，同时录音也完整保留。

会后（5分钟整理+2分钟核对）：把录音转成文字稿，连同背景一起发给WorkBuddy："这是校青协义卖筹备例会的录音文字稿，参会8人，会上确定了义卖时间、地点、品类和大致分工。请整理成纪要：结论3-5条；待办用表格列出

（事项/负责人/截止时间）；遗留问题单独列出。"几秒钟拿到结构化纪要。你重点核对了三条：部长说的"下周三前必须确定赞助商"是否进了待办、负责外联的同学名字有没有记错、涉及钱的数字（义卖目标金额）是否准确。

跟进（持续一周）：把待办清单存进共享文档，设置两个提醒：周五晚提醒外联部汇报赞助商进展、下周三提醒汇总海报初稿。同时让AI拟好下次会议议程："根据遗留问题（义卖品类未最终确定、下雨预案待定）生成下次会议议程

。"

一周后例会时，你直接调出上次纪要核对进度——谁完成了、谁还没动，一目了然。这就是纪要从"记录"变成"管理工具"的过程。

方法六：不同会议类型，不同纪要模板

例会、头脑风暴、复盘会、分工会的纪要结构不同，给AI的提示词也要区分：

例会（议进展、定计划）：按"上周进展/本周计划/待办/风险"组织。

这是项目组周例会纪要，请按"上周进展（逐项）/本周计划（逐项）/待办（表格：事项/负责人/截止时间）/风险与求助"四个板块整理。

头脑风暴会（收创意、理思路）：不追求结论，按观点归类。

这是社团招新创意头脑风暴会的记录，请把大家的想法按"线上渠道/线下活动/奖品激励/其他"四类归纳，标出重复出现的观点（可能代表共识），不要急于下结论。

复盘会（找问题、定改进）：按"目标达成/问题/改进措施"组织。

这是义卖活动复盘会的记录，请按"目标与实际对比/做得好的3件事/遇到的3个问题/对应的改进措施/下次活动建议 "整理。

分工会（定人、定时、定标准）：核心是待办表格。

这是结课作业分工会的记录，请只输出待办表格（事项/负责人/截止时间/交付物/验收标准），并检查是否有事项没有负责人。

方法与工具组合：纪要×知识库×助理

把会议纪要能力和其他能力组合起来，效果更佳：纪要存进ima知识库（见15.2），三个月后可以问"我们上次讨论预算问题是什么结论"；重要待办通过助理推送到群（见15.4），大家都能看到；纪要相关文档放腾讯文档协同（见15.

1），组员共同维护。工具链打通后，会议不再是信息孤岛。