第 22 卷

嵌入任务追踪字段。在提示词中加入任务编号、优先级、风险等级、依赖关系等字段，让豆包输出具备项目管理属性的纪要，减少二次整

理成本。

设计多轮校验机制。生成初稿后，不要只做内容补充，还可要求豆包进行“逻辑自检”，将纪要质量从“基本准确”提升到“逻辑闭环”，降低执

行歧义风险。

3.4 标准公文：通知撰写

通知是职场中常用的公文类型，无论是会议通知、放假安排，还是活动召集、事项告知，都需要遵循一定的格式规范。对于个人而言，第

一次起草通知时往往拿捏不准分寸：语气太随意显得不专业，格式不规范又容易返工。豆包熟悉各类公文的标准格式，能快速生成结构完

整、用语规范的通知，只需稍作调整即可直接使用。

3.4.1 使用豆包撰写通知的优势

传统通知撰写依赖个人对公文规范的理解。不同类型的通知在标题结构、正文层级和落款方式上都有细微差别，若掌握不牢，容易出现格

式不统一或表述不严谨的问题。语气过于口语化会显得随意，过于生硬又影响阅读体验。遇到会议安排或活动召集等具体事项，还需反复

核对时间、地点与要求，稍有遗漏就可能引发沟通成本增加。

借助豆包，可以根据通知类型自动匹配标准结构与常用表达，使文稿在格式和语气上更加规范统一。它能够快速整合关键信息，生成层级

清晰的正文内容，减少遗漏与重复。同时在表述上保持正式而简洁，提升整体专业度。通过结构化输出与语言优化，撰写通知从反复试错

转变为高效生成，显著降低返工概率。

3.4.2 使用豆包起草通知的操作步骤

第一步明确通知的核心要素

在起草前，先厘清事由、主体、对象、要求、时限等关键信息，确保指令有据可依。将这些要素梳理清楚后，再向豆包下达指令，生成的

初稿才能更贴近实际需求。向豆包输入提示词如下。

“请以公司行政部的名义，起草一份召开第二季度工作总结会议的通知。会议时间为7月15日（下周一）14:00至16:00，地点在公司3楼大

会议室。参会人员为各部门负责人。会议要求：请各部门准备一份不超过10分钟的PPT，汇报本季度工作亮点、存在问题及下季度计划。请

于7月12日（本周五）下班前将参会回执反馈至行政部。通知语言需正式、规范。”

第二步豆包生成初稿

豆包接收到提示词后，会根据指令中的要素，自动匹配通知的标准格式，生成一份结构完整、用语规范的初稿，生成内容如下。

“关于召开第二季度工作总结会议的通知

各部门负责人：

为全面回顾第二季度工作成效，深入分析存在的问题，安排部署下季度重点任务，公司决定召开第二季度工作总结会议。现将有关事项通

知如下：

一、会议时间：7月15日（下周一）14:00—16:00

二、会议地点：公司3楼大会议室

三、参会人员：各部门负责人

四、会议要求：请各部门准备不超过10分钟的PPT，内容包含本季度工作亮点、存在问题及下季度计划，并于7月12日下班前将参会回执发送

至行政部邮箱。

请准时出席。

行政部

2025年7月8日”

第三步核对关键信息并优化

将生成的初稿与实际需求进行对照，检查时间、地点、要求等关键信息是否准确。如果发现有需要调整的内容，可继续向豆包提出优化要

求。向豆包输入调整提示词如下。

“请将会议结束时间改为16:30，并在末尾增加一句‘如有特殊情况无法参会，请提前向行政部请假’。”

第四步豆包生成优化后的内容

豆包会根据新的指令对初稿进行精准调整，保留原有规范格式的同时，融入新的要求。这一过程相当于与AI进行多轮协作，逐步趋近最

终版本。豆包生成内容如下。

“关于召开第二季度工作总结会议的通知

各部门负责人：

为全面回顾第二季度工作成效，深入分析存在的问题，安排部署下季度重点任务，公司决定召开第二季度工作总结会议。现将有关事项通

知如下：