01-行政：WorkBuddy应用场景

01-行政：WorkBuddy应用场景

覆盖角色：行政专员、办公室主任、前台、秘书、高校行政、综合管理核心判断：行政岗位适合先从通知、纪要、档案和台账切入，任务高频、规则清楚、结果容易复核。

一、岗位为什么值得优先梳理

行政文秘每天处理大量资料、规则、协作信息和例外情况。AI智能体的价值来自稳定处理其中可描述、可检查、可回退的任务。本章把应用拆成场景、输入、交付结果和人工边界，方便企业直接选择试点。

岗位应用不能只看生成速度。企业还要检查数据从哪里来、结果交给谁、哪些动作需要系统权限、出错后怎样回滚。涉及高影响决定时，WorkBuddy负责准备材料、解释信息和编排流程，有权限的人员负责批准。

二、应用场景全景表

后确认

日程与接待安排访客、时间、地点、预算、偏好日程表、接待方案、提醒外部联系与费用承诺不能自动发出

回收由系统管理员执行

物资与费用台账采购、领用、库存、报销记录资产台账、异常和补货提醒实物盘点和财务入账仍需人工 /系统核对

制度知识问答规章制度、办事指南、版本信息带出处答复和办理步骤旧版本、例外事项必须升级人工

三、三个优先场景

1. 通知、请示和制度材料

这一场景的目标是把事项背景、单位模板、审批链、历史范文整理成通知/请示/制度初稿和检查清单。建议把任务拆成五步：明确任务口径；收集并检查输入；让WorkBuddy执行整理、检索或生成；输出可编辑

结果；由岗位负责人复核后进入下一流程。

•输入：事项背景、单位模板、审批链、历史范文

•输出：通知/请示/制度初稿和检查清单

•验收：检查材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率

•边界：编号、政策依据、印章和正式发布必须人工审核

图：01-行政入选来源文章中的正文配图，用于辅助理解场景。

2. 会议组织与纪要

这一场景的目标是把议程、参会人、录音/转写整理成纪要、决议、待办和催办表。建议把任务拆成五步：

明确任务口径；收集并检查输入；让WorkBuddy执行整理、检索或生成；输出可编辑结果；由岗位负责人复核后进入下一流程。

•输入：议程、参会人、录音/转写

•输出：纪要、决议、待办和催办表

•验收：检查材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率

•边界：争议内容、责任人和期限需会后确认

图：01-行政入选来源文章中的正文配图，用于辅助理解场景。

3. 日程与接待安排

这一场景的目标是把访客、时间、地点、预算、偏好整理成日程表、接待方案、提醒。建议把任务拆成五步：明确任务口径；收集并检查输入；让WorkBuddy执行整理、检索或生成；输出可编辑结果；由岗位负

•输出：日程表、接待方案、提醒

•验收：检查材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率

•边界：外部联系与费用承诺不能自动发出

四、四层能力与实施条件

工入离职手续

五、建议从这个试点开始

推荐先做“会议组织与纪要”。它所需输入是议程、参会人、录音/转写，目标交付是纪要、决议、待办和催办表。

试点可按四个动作推进：第一，抽取一批真实历史任务作为基线；第二，用同一批输入让人工流程和 WorkBuddy流程并行；第三，记录失败、遗漏和人工修改原因；第四，只在结果稳定、权限清楚、可以回

滚时扩大范围。

建议验收指标包括：材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率。如果结果需要大量重做、来源无法追溯、系统写入不可回滚，试点应暂停并先修复数据或流程。

六、实施边界

七、主要资料来源

•行政人别再被通知、纪要、台账淹没了！5个WorkBuddy工作流，把公文写作、会议整理、政策解读全

自动化

•IMA与WorkBuddy协同方案：提升行政文秘三大核心场景效能

•一人行政部：用WorkBuddy把新员工入职流程变成“丝滑”流水线